Hoje, eu quero te mostrar algo que pode ser um divisor de águas na sua consultoria: o meu framework de reuniões produtivas que eu uso para garantir que cada reunião termine com decisões claras e próximos passos definidos, evitando atrasos, retrabalho e, principalmente, perda de valor para ambas as partes.

Mas antes de chegar lá, deixa eu te contar o que pode estar sabotando suas reuniões:

1. Você está assumindo tarefas operacionais demais. Seu papel é estratégico, não operacional.
2. As ideias discutidas não viram ações concretas. E aí, nada sai do papel.
3. Não há um plano de ação consolidado. Ou pior, ele nem existe.
4. Ninguém registra o que foi decidido. Memória não é documento.
5. Você centraliza demais as tarefas. Mesmo que seja o mais qualificado, não deveria fazer tudo.

Se algum desses pontos te fez acenar com a cabeça, relaxe e encare como uma oportunidade de melhoria! Isso é comum. Agora deixa eu te mostrar o meu método em 9 passos para resolver isso.

O framework que eu uso:

1. Saudação e quebra-gelo: comece criando conexão. Demonstre que está feliz e disposto em estar com a equipe novamente.
2. Recapitulação das iniciativas em execução: você é o líder do projeto, portanto é seu papel tirar o foco das pessoas de suas rotina e trazê-las para o presente.
3. Rememoração dos objetivos gerais do projeto: tenha sempre fresco na lembrança o motivo do cliente ter te contratado e os objetivos intermediários.
4. Atualização das ações combinadas na última reunião: acompanhe o andamento das ações pendentes e seus resultados. Quem fez o quê? Está concluído? Qual obstáculo, como podemos ajudar?
5. Discussão dos temas de interesse: lembrando que todo problema levantado precisa ter uma solução, mas precisa ser triado e priorizado de acordo com os objetivos da reunião.
6. Plano de ação atualizado: ações e responsabilidades claras e prazos definidos.
7. Preparação dos líderes: garanta que todos estão prontos para delegar, instruir, acompanhar e cobrar. Pode haver necessidade de vislumbrar cenários e riscos.
8. Agendamento da próxima reunião: mantenha o ciclo rodando.
9. Despedida calorosa: valorize o time pelo esforço.

Dica final: Não se afunde no operacional. Seu papel é garantir a direção estratégica do projeto.